· Mehdi Aroui · Medical IT · Lesedauer von ca. 6 Min.
Praxisgründung: die IT-Checkliste
Bei einer Praxisgründung scheitert die IT selten an der Technik und fast immer am Kalender. Die Checkliste nach Zeitphasen, von der Raumplanung sechs Monate vorher bis zur Testabrechnung zwei Wochen vor der Eröffnung.
Am Eröffnungstag zählt eine einzige Frage: Lässt sich abrechnen? Alles andere an einer neuen Praxis kann improvisiert werden, die Abrechnung nicht. Und genau die hängt an einer Kette aus Betriebsstättennummer, Praxisausweis, Konnektor und Praxisverwaltungssystem, die sich nicht beschleunigen lässt, wenn man zu spät anfängt.
Die IT einer Praxisgründung scheitert deshalb fast nie an der Technik. Sie scheitert am Kalender. Diese Checkliste ordnet die Aufgaben nach dem Zeitpunkt, an dem sie erledigt sein müssen, nicht nach Themengebiet.
Sechs Monate vorher: Räume und Verkabelung
Die erste IT-Entscheidung fällt, bevor überhaupt ein Rechner im Haus ist. Die Netzwerkverkabelung muss geplant sein, solange die Wände offen sind. Jedes Behandlungszimmer, der Empfang, das Labor und der Technikraum brauchen Datendosen, und zwar mehr als man im ersten Entwurf annimmt. Nachträglich verlegte Kabelkanäle über frisch gestrichene Wände sind teuer und hässlich, und Funk ist in einer Praxis mit Bildgebung kein gleichwertiger Ersatz.
Im selben Zug gehört der Internetanschluss beauftragt. Je nach Adresse und Anbieter vergehen zwischen Bestellung und Schaltung mehrere Wochen, bei Neubauten deutlich mehr. Das ist der einzige Posten dieser Liste, den weder wir noch Sie beschleunigen können.
Ebenfalls jetzt: die Frage, wo die Technik steht. Ein Technikraum braucht Strom, Belüftung und eine abschließbare Tür. Ein Server im Sozialraum neben der Kaffeemaschine ist ein Datenschutzproblem mit Ansage.
Drei Monate vorher: PVS, Betriebsstättennummer und Karten
Jetzt beginnt der kritische Pfad, und er ist streng sequenziell. Zuerst klären Sie mit Ihrer Kassenärztlichen Vereinigung die Betriebsstättennummer. Erst danach lässt sich der Praxisausweis SMC-B beantragen, denn die Karte wird auf genau diese Nummer ausgestellt. Beides parallel zu betreiben ist nicht möglich, und diese Reihenfolge ist der Grund, warum drei Monate knapp sind und nicht großzügig.
Parallel dazu läuft die Auswahl des Praxisverwaltungssystems. Die Entscheidung trifft die Fachrichtung, nicht die Technik. Eine psychotherapeutische Praxis stellt andere Anforderungen als eine Zahnarztpraxis mit Bildgebung oder eine physiotherapeutische Einrichtung. Welche Systeme wir betreuen, steht auf unserer Seite zur PVS-Betreuung.
Ebenfalls in dieser Phase: der elektronische Heilberufsausweis. Er ist personengebunden, wird über Ihre Kammer beantragt und ist Voraussetzung für das Signieren von eRezepten sowie für die Komfortsignatur. Ein fehlender eHBA blockiert am Eröffnungstag mehr, als den meisten Gründerinnen und Gründern bewusst ist.
Sechs Wochen vorher: Technik, Telefonie, Telematik
Server und Arbeitsplätze werden aufgebaut und auf das gewählte Praxisverwaltungssystem dimensioniert. Wichtig ist hier weniger die Rechenleistung als die gleichzeitige Zugriffslast. Ein PVS ist immer nur so schnell wie die Infrastruktur darunter, und ein zu knapp geplanter Server bremst jeden Kartenabruf für die nächsten fünf Jahre.
Die Telefonanlage wird eingerichtet und die Rufnummern portiert. Auch das ist ein Vorlaufposten: Eine Portierung braucht die Mitwirkung des abgebenden Anbieters und lässt sich nicht auf Zuruf terminieren. Wer eine Wunschnummer übernehmen will, klärt das besser früher.
Konnektor und Kartenterminals gehen in Betrieb, sobald die SMC-B vorliegt. Die technische Anbindung selbst ist Routine, die Wartezeit davor war der eigentliche Engpass. Was dabei zusammenspielt, erklären wir auf der Seite zur Telematikinfrastruktur.
Zwei Wochen vorher: der Testlauf
Dieser Punkt wird am häufigsten übersprungen und ist der einzige, der wirklich etwas beweist. Lesen Sie eine Gesundheitskarte ein. Signieren Sie ein Testrezept. Fahren Sie eine Testabrechnung. Senden und empfangen Sie eine KIM-Nachricht.
Jeder dieser vier Schritte kann einzeln funktionieren, während die Kette als Ganzes bricht. Zwei Wochen Puffer reichen, um einen entdeckten Fehler noch zu beheben. Am Eröffnungsmorgen reichen sie nicht.
Die fünf häufigsten Gründerfehler
Der Internetanschluss wird zu spät bestellt. Er ist der Posten mit der längsten Fremdlaufzeit und dem geringsten eigenen Einfluss. Er gehört in die erste Planungswoche, nicht in die letzte.
Die Karten-Vorlaufzeiten werden unterschätzt. SMC-B und eHBA durchlaufen Antrag, Prüfung durch Kammer oder Kassenärztliche Vereinigung, Produktion und Versand. Kommt ein Lieferengpass beim Kartenhersteller dazu, wird aus einer planbaren Wartezeit ein offener Zeitraum.
Das Patienten-WLAN hängt am Praxisnetz. Ein Gastzugang ohne saubere Netztrennung ist ein Datenschutzrisiko mit Haftungsfolge. Die Trennung kostet bei der Erstinstallation fast nichts und später einen Umbau.
Das Backup wird verschoben. In der Gründungsphase gibt es wenig zu sichern, das stimmt. Nur wird aus dem Provisorium erfahrungsgemäß ein Dauerzustand, und der fällt erst auf, wenn eine Wiederherstellung nötig wird.
Die Geräteanbindung wird vergessen. Sonographie, Röntgen, Sterilisator oder Diagnostikgeräte müssen an das Praxisverwaltungssystem angebunden werden. Welche Schnittstelle ein Gerät spricht, klärt man vor dem Kauf, nicht danach.
Was die IT einer neuen Praxis kostet
Eine belastbare Zahl entsteht erst, wenn Grundriss, Fachrichtung und die Zahl der Arbeitsplätze feststehen. Zwischen einer psychotherapeutischen Einzelpraxis und einer Gemeinschaftspraxis mit angebundener Bildgebung liegen Größenordnungen, jede Pauschalangabe wäre geraten und damit für Ihre Planung wertlos.
Was sich allgemein sagen lässt, ist die Struktur der Kosten. Sie zerfallen in zwei Blöcke, die Sie getrennt betrachten sollten.
Der erste Block ist die einmalige Erstausstattung: Verkabelung, Server, Arbeitsplätze, Kartenterminals, Konnektor, Telefonanlage und die Einrichtung. Dieser Block ist verhandelbar und lässt sich staffeln, etwa indem Arbeitsplätze zunächst knapper geplant und später ergänzt werden.
Der zweite Block sind die laufenden Kosten: PVS-Lizenz, TI-Zugangsdienst, KIM, Internet, Telefonie und die IT-Betreuung. Dieser Block ist der planungsrelevantere, weil er jeden Monat wiederkehrt. Ein Teil davon wird durch die TI-Pauschale Ihrer Kassenärztlichen Vereinigung gedeckt. Wie sich unsere laufende Betreuung zusammensetzt, steht offen auf der Seite Was die Zusammenarbeit kostet.
Der praktische Rat aus begleiteten Gründungen: Lassen Sie sich die Erstausstattung nach Gewerken aufschlüsseln statt als Gesamtsumme. Nur dann können Sie einzelne Positionen streichen oder verschieben, wenn das Budget eng wird.
Häufige Fragen
Wann sollte ich mit der IT-Planung für eine Praxisgründung anfangen? Sobald die Räume feststehen, üblicherweise sechs Monate vor der Eröffnung. Der Grund ist nicht die Technik, sondern die Wartezeit auf Dritte. Verkabelung muss vor den Innenausbau, der Internetanschluss hat Wochen Vorlauf, und die SMC-B setzt die Betriebsstättennummer voraus.
Was ist der kritische Pfad bei der Praxisgründung? Die Kette aus Betriebsstättennummer, SMC-B und Inbetriebnahme der Telematikinfrastruktur. Sie ist streng sequenziell, denn der Kartenantrag setzt die Nummer voraus. Alles andere lässt sich parallelisieren, diese Abfolge nicht.
Brauche ich für eine neue Praxis einen eigenen Server? Nicht zwingend. Kleine Praxen fahren je nach Praxisverwaltungssystem gut mit einer Cloud-Lösung, größere und solche mit Bildgebung meist besser mit lokaler Hardware. Entscheidend sind das gewählte PVS, die Datenmengen und wie viele Personen gleichzeitig zugreifen.
Was kostet die IT-Erstausstattung einer Arztpraxis? Das hängt an Arbeitsplatzzahl, Fachrichtung und Geräteanbindung. Wir kalkulieren nach dem Erstgespräch und schlüsseln nach Gewerken auf, getrennt in einmalige Investition und laufende Kosten. Pauschalzahlen ohne Kenntnis des Grundrisses wären geraten.
Kann ich meine Praxis-IT später erweitern? Ja, wenn die Grundlage stimmt. Erweiterbar sind Arbeitsplätze und Geräte fast immer. Schwer nachrüstbar sind Verkabelung und Netzstruktur, deshalb liegt genau dort der Planungsschwerpunkt zu Beginn.
Der nächste Schritt
Wenn Sie eine Praxis gründen oder übernehmen, sagen Sie uns Eröffnungstermin und geplante Zimmerzahl. Wir sagen Ihnen, welche Fristen für genau Ihren Termin kritisch sind und was sich parallel erledigen lässt. Details zum Leistungsumfang stehen auf der Seite IT für die Praxisgründung, erreichbar sind wir unter 040 20949767 oder über das Kontaktformular.
Weiterlesen aus unserem Praxis-IT-Blog:
