· Mehdi Aroui · Medical IT · Lesedauer von ca. 10 Min.
Eigentümerwechsel der Arztpraxis: IT und TI übergeben
Bei der Praxisübernahme hängt die Telematikinfrastruktur an der SMC-B, und die ist an die Betriebsstätte gebunden. Wer das zu spät merkt, kann am ersten Tag keine Gesundheitskarte einlesen. Die vollständige Checkliste mit Fristen, Zuständigkeiten und Stolpersteinen.
Der Kaufvertrag ist unterschrieben, die Schlüssel sind übergeben, das Praxisschild trägt den neuen Namen. Die erste Patientin legt ihre Gesundheitskarte auf das Terminal, und nichts passiert. Kein Versichertenstammdatenabgleich, kein eRezept, keine Abrechnung. Die Praxis läuft, die Telematikinfrastruktur nicht.
Dieser Fall ist kein Ausreißer, sondern der Regelfall bei schlecht geplanten Übergaben. Der Grund ist simpel: Die Telematikinfrastruktur hängt an einer Karte, die nicht der Praxis gehört, sondern der Betriebsstätte und ihrem Inhaber. Wechselt der Inhaber, wechselt die Betriebsstättennummer, und damit ist die alte Karte wertlos. Der IT-Teil einer Praxisübernahme braucht deshalb acht bis zwölf Wochen Vorlauf, nicht zwei Tage.
Wir begleiten solche Wechsel seit Jahren, aktuell einen laufenden Eigentümerwechsel quer durch Deutschland. Dieser Artikel enthält die Checkliste, die wir dabei abarbeiten, samt der Stellen, an denen es regelmäßig klemmt.
Warum die TI beim Inhaberwechsel nicht einfach weiterläuft
Im Zentrum steht der Praxisausweis, die SMC-B. Diese Karte weist die Betriebsstätte gegenüber der Telematikinfrastruktur aus. Sie ist an die Betriebsstättennummer gebunden, und bei einem Inhaberwechsel vergibt die Kassenärztliche Vereinigung in aller Regel eine neue BSNR. Damit gilt: Für die neu vergebene BSNR wird auch eine neue SMC-B benötigt. Die Karte der Vorgängerin darf weder übergeben noch weiterverwendet werden, sie wird gesperrt und physisch vernichtet.
Ohne gültige SMC-B lässt sich die Telematikinfrastruktur nicht nutzen. Das betrifft den Versichertenstammdatenabgleich, das eRezept, die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und jede weitere TI-Anwendung. Die Karte ist damit der kritische Pfad der gesamten Übergabe.
Daran hängt eine Kaskade, die viele Übernehmer unterschätzen. Die KIM-Adresse der Praxis ist an die SMC-B gekoppelt. Wird die alte Karte deaktiviert, ist der KIM-Dienst nicht mehr nutzbar, und eingehende eArztbriefe laufen ins Leere. Sie müssen die bestehende Adresse entweder umziehen oder eine neue beantragen, in beiden Fällen ist eine De-Registrierung und Neuregistrierung nötig. Details zum Dienst finden Sie auf unserer Seite zu KIM.
Auch der Konnektor läuft nicht einfach weiter. Eine Übernahme des Geräts ist zulässig, verlangt aber die De-Registrierung beim Zugangsdienstprovider, einen Werksreset, eine Neuinstallation und ein neues Pairing sämtlicher Kartenterminals. Zusätzlich sollten Sie das Gehäusesiegel auf Unversehrtheit prüfen und die Restlaufzeit dokumentieren. Ein Konnektor, dessen Zertifikate in wenigen Monaten auslaufen, ist kein Vermögenswert, sondern eine Rechnung mit Verzögerung.
Die Komfortsignatur schließlich ist personengebunden. Sie hängt am elektronischen Heilberufsausweis des neuen Inhabers, muss am Konnektor freigeschaltet und in der Praxissoftware aktiviert werden. Ohne sie signiert der neue Inhaber jedes eRezept einzeln mit PIN-Eingabe. Wie die Signaturverfahren zusammenspielen, erklären wir auf der Seite zu digitalen Signaturen.
Die IT-Checkliste für die Praxisübernahme
T steht für den Übergabetag. Die Fristen sind Erfahrungswerte aus begleiteten Wechseln, bei knappen Lieferzeiten für Karten verschieben sie sich nach vorn.
| Aufgabe | Wer | Wann | Stolperstein |
|---|---|---|---|
| Bestandsaufnahme der gesamten IT, Geräte, Verträge, Lizenzen, Seriennummern | Übernehmer mit IT-Dienstleister | T minus 12 Wochen | Ohne Inventar verhandeln Sie über Geräte, deren Restlaufzeit Sie nicht kennen |
| Kündigungsfristen aller Verträge prüfen, PVS, TI-Zugangsdienst, KIM, Internet, Telefonie, Wartung | Abgeber und Übernehmer | T minus 12 Wochen | Jahresverträge mit Drei-Monats-Frist laufen sonst beim Abgeber weiter |
| Neue BSNR bei der KV klären und beantragen | Übernehmer | T minus 12 Wochen | Die BSNR ist Voraussetzung für den SMC-B-Antrag, nicht parallel machbar |
| SMC-B für die neue BSNR beantragen | Übernehmer | T minus 8 Wochen | Kartenhersteller hatten wiederholt Lieferengpässe, der Antrag ist der kritische Pfad |
| eHBA des neuen Inhabers prüfen oder beantragen, Generation 2.0 oder höher | Übernehmer | T minus 8 Wochen | Ein abgelaufener oder fehlender eHBA blockiert eRezept und Komfortsignatur |
| PVS-Lizenz umschreiben, Migrationsbedarf und Archivierung mit dem Hersteller klären | Übernehmer mit PVS-Anbieter | T minus 8 Wochen | Lizenzen sind oft inhabergebunden, die Umschreibung kostet Zeit und teils Geld |
| Entscheidung KIM-Adresse: Umzug oder Neuanlage | Übernehmer mit IT-Dienstleister | T minus 6 Wochen | Wird zu spät entschieden, fehlt beim Start die Adresse für eArztbriefe |
| Microsoft 365, E-Mail-Domain, Website, Telefonanschluss und Rufnummern übertragen | Übernehmer mit IT-Dienstleister | T minus 6 Wochen | Rufnummernportierung braucht Vorlauf beim Anbieter |
| Übergabevertrag um IT-Anlage ergänzen: Komponenten, Seriennummern, Laufzeiten, Kostenträgerschaft | Beide Parteien | T minus 4 Wochen | Ohne schriftliche Liste ist später strittig, wem der Konnektor gehört |
| Konzept für die Patientendaten festlegen und juristisch prüfen lassen | Beide Parteien mit Rechtsberatung | T minus 4 Wochen | Rechtlich der heikelste Punkt der gesamten Übergabe |
| TI-Selbstauskunft für die neue BSNR bei der KV einreichen | Übernehmer | T minus 2 Wochen | Ohne Selbstauskunft bleibt die TI-Pauschale aus |
| Konnektor de-registrieren, Werksreset, Neuinstallation, Kartenterminals neu pairen | IT-Dienstleister | Übergabewoche | Der Reset erfordert eine Neuregistrierung beim Zugangsdienst, nicht am Freitagnachmittag einplanen |
| Neue SMC-B freischalten, KIM registrieren, Komfortsignatur am Konnektor aktivieren | IT-Dienstleister mit Inhaber | Übergabewoche | Die eHBA-PIN muss der neue Inhaber persönlich am Terminal eingeben |
| Testlauf: Gesundheitskarte einlesen, eRezept signieren, Testabrechnung, KIM-Nachricht senden und empfangen | IT-Dienstleister mit Team | Übergabewoche, spätestens T minus 1 Tag | Der einzige Punkt, der beweist, dass die Kette wirklich steht |
| Alle Zugänge des Abgebers sperren, Admin-Konten übernehmen, Passwörter rotieren | IT-Dienstleister | T plus 1 Tag | Wird regelmäßig vergessen, der Vorgänger bleibt monatelang berechtigt |
| Alte SMC-B sperren lassen und vernichten, Konnektor des Abgebers fachgerecht entsorgen | Abgeber | T plus 1 Woche | Der Konnektor gehört mitsamt PIN nicht in den Hausmüll |
| IT-Dokumentation aktualisieren, Wartungsvertrag auf den neuen Inhaber überschreiben | IT-Dienstleister | T plus 1 Woche | Ohne Überschreibung besteht im Störungsfall kein gültiger Servicevertrag |
Drei Muster, die uns immer wieder begegnen
Die folgenden Verläufe sind keine Einzelfälle, sondern wiederkehrende Muster aus begleiteten Übergaben. Sie sind anonymisiert und auf den Kern verkürzt.
Der zu späte Kartenantrag. Die Übernahme steht seit Monaten fest, der SMC-B-Antrag wird aber erst nach dem Notartermin gestellt, weil vorher die neue BSNR fehlte. Zwischen Antrag, Kammerprüfung, Produktion und Versand vergehen mehrere Wochen, bei Lieferengpässen deutlich mehr. In dieser Zeit kann die Praxis keine Versichertenstammdaten prüfen und keine eRezepte ausstellen. Der Betrieb läuft im Notmodus, und jede Woche kostet Abrechnungsvolumen. Die Reihenfolge BSNR vor SMC-B ist nicht verhandelbar, deshalb gehört die BSNR-Klärung an den Anfang der Planung und nicht ans Ende.
Der übernommene Konnektor ohne Reset. Das Gerät bleibt im Schrank stehen, weil es ja funktioniert hat. Beim ersten Zugriff mit der neuen SMC-B scheitert die Anmeldung, denn der Konnektor ist noch auf die Registrierung des Vorgängers konfiguriert. Der Werksreset selbst ist unkritisch, die anschließende Neuregistrierung beim Zugangsdienst und das Pairing aller Kartenterminals brauchen jedoch einen Termin und einen Ansprechpartner an der Hotline. Wer das in die Übergabewoche legt, ohne es vorher zu terminieren, verliert Tage.
Die ungeklärte Patientenkartei. Der Kaufvertrag regelt Geräte und Einrichtung, die Patientendaten kommen darin nicht vor. Am Übergabetag stehen beide Parteien vor einem Datenbestand, den der eine nicht herausgeben darf und der andere nicht ohne Weiteres einsehen darf. Das ist keine IT-Frage, sondern eine rechtliche, und sie lässt sich nicht am Übergabetag lösen.
Patientendaten beim Praxisverkauf
Dieser Abschnitt ordnet ein, ersetzt aber keine Rechtsberatung. Die konkrete Vertragsgestaltung ist juristisch zu prüfen, eine bundesweit einheitliche Linie gibt es bis heute nicht.
Patientendaten gehören nicht automatisch zum Kaufgegenstand. Die Weitergabe an den Erwerber ohne Einwilligung der Betroffenen kann als Offenbarung eines anvertrauten Geheimnisses gewertet werden, mit strafrechtlicher Relevanz für den Abgeber. In der Praxis werden dafür im Wesentlichen zwei Wege beschritten.
Beim Zwei-Schrank-Modell belässt der Abgeber die Altakten in einem verschlossenen Bereich, den der Erwerber lediglich verwahrt. Zugriff erhält der Erwerber erst, wenn die betroffene Patientin oder der betroffene Patient nach dem Wechsel zustimmt. Der Begriff stammt aus der Papierakten-Welt, digital entspricht ihm ein getrennter, zugriffsgeschützter Datenbestand im Praxisverwaltungssystem. Diese technische Trennung müssen Sie mit Ihrem PVS-Hersteller frühzeitig klären, nicht jedes System bildet sie sauber ab.
Der zweite Weg ist die Einwilligungslösung, bei der die Zustimmung bereits vor der Übergabe eingeholt wird. Das ist sauber, aber aufwendig und erreicht selten den gesamten Bestand.
Unabhängig vom gewählten Weg bleibt die Aufbewahrungspflicht von grundsätzlich zehn Jahren beim Abgeber bestehen. Der Praxisverkauf hebt sie nicht auf. Wer die Altdaten also im System des Nachfolgers belässt, muss vertraglich regeln, wie der Abgeber seiner Pflicht weiterhin nachkommt und wer die Daten technisch verwahrt.
Für Abgabe-Berater und Steuerberater
Wenn Sie Praxisübergaben begleiten, ist die wirksamste Empfehlung an Ihre Mandanten ein einziger Satz, zwölf Wochen vor dem Stichtag: Klären Sie zuerst die BSNR, dann sofort die SMC-B.
Alles Weitere lässt sich parallelisieren, diese beiden Schritte nicht. Sie bilden eine Kette, und ihre Laufzeit bestimmt, ob die Praxis am ersten Tag abrechnungsfähig ist. Drei Punkte, die im Übergabevertrag erfahrungsgemäß fehlen und die Sie leicht ergänzen lassen können:
- Eine Anlage mit allen IT- und TI-Komponenten inklusive Seriennummern, Restlaufzeiten und Wartungsverträgen.
- Eine Regelung, wer die Kosten für neu zu beschaffende TI-Komponenten trägt, falls der Konnektor die Restlaufzeit nicht überdauert.
- Eine ausdrückliche Regelung zur Patientenkartei mit gewähltem Modell und Verwahrungspflicht.
Wir arbeiten in solchen Konstellationen regelmäßig mit Steuerberatern und Abgabe-Beratern zusammen und übernehmen den technischen Teil, während Sie die kaufmännische und steuerliche Seite führen.
Wie wir den Wechsel begleiten
Unser Vorgehen hat drei Stufen. Zuerst nehmen wir den Bestand auf, also Geräte, Verträge, Laufzeiten, Lizenzen und den Zustand der TI-Komponenten. Daraus entsteht ein Fahrplan mit Terminen, Zuständigkeiten und Abhängigkeiten, den beide Parteien und die beteiligten Berater lesen können. In der Übergabewoche setzen wir um, also Konnektor-Reset und Neuregistrierung, SMC-B-Inbetriebnahme, KIM-Registrierung, Komfortsignatur und Testabrechnung, bevor die erste Patientin wartet.
Wir betreuen Praxen, Zahnarztpraxen, MVZ und Therapieeinrichtungen und kennen die gängigen Praxisverwaltungssysteme aus dem Tagesgeschäft, eine Übersicht dazu finden Sie unter PVS-Betreuung. Grundlagen und Fristen zur Telematikinfrastruktur haben wir auf der Seite Telematikinfrastruktur zusammengestellt.
Eigentümerwechsel begleiten wir bundesweit. Der Vor-Ort-Service startet in Hamburg, die Planung, die Abstimmung mit KV, Kartenherausgeber und PVS-Hersteller sowie ein großer Teil der Umsetzung laufen ortsunabhängig. Für die Termine, an denen jemand am Gerät stehen muss, planen wir den Einsatz fest ein.
Wenn Sie vor einer Übernahme stehen und wissen wollen, wie belastbar die vorhandene IT ist, ist der Praxis-IT-Check der schnellste Einstieg. Er zeigt vor dem Notartermin, was Sie tatsächlich kaufen.
Häufige Fragen
Kann ich den Konnektor der bisherigen Inhaberin einfach weiterbenutzen? Das Gerät dürfen Sie übernehmen, den Zustand aber nicht. Der Konnektor muss beim Zugangsdienstprovider de-registriert, auf Werkseinstellungen zurückgesetzt, neu installiert und mit allen Kartenterminals neu gepairt werden. Prüfen Sie zusätzlich das Gehäusesiegel und die Restlaufzeit, bevor Sie das Gerät im Kaufpreis ansetzen.
Wie lange dauert eine neue SMC-B-Karte? Nach vollständigem Antrag liegt die Karte erfahrungsgemäß innerhalb weniger Werktage vor, Lieferengpässe der Hersteller haben diesen Zeitraum in der Vergangenheit aber deutlich verlängert. Entscheidend ist der Vorlauf davor, denn der Antrag setzt die neue BSNR voraus. Planen Sie ab Klärung der BSNR mindestens acht Wochen ein.
Was passiert mit der KIM-Adresse beim Praxisverkauf? Die KIM-Adresse ist an die SMC-B gekoppelt. Wird die alte Karte deaktiviert, ist der Dienst nicht mehr nutzbar. Sie entscheiden vor dem Wechsel gemeinsam mit Ihrem Systembetreuer, ob die bestehende Praxisadresse umgezogen oder eine neue aufgesetzt wird. In beiden Fällen sind eine De-Registrierung und eine Neuregistrierung nötig. Denken Sie daran, eingegangene Nachrichten vor Ablauf der alten Karte abzurufen und zu entschlüsseln.
Wer darf die Patientendaten nach der Übergabe einsehen? Nicht automatisch der neue Inhaber. Üblich sind das Zwei-Schrank-Modell mit getrennt verwahrten Altdaten und die Einwilligungslösung. Die Aufbewahrungspflicht von grundsätzlich zehn Jahren bleibt beim Abgeber. Die konkrete Ausgestaltung gehört in den Übergabevertrag und ist juristisch zu prüfen.
Bekomme ich die TI-Pauschale ab dem ersten Tag? Der Anspruch besteht je Betriebsstättennummer. Für eine neu vergebene BSNR muss die TI-Selbstauskunft neu eingereicht werden, sonst bleibt die Zahlung aus. Die Verfahren unterscheiden sich regional, klären Sie den genauen Ablauf direkt mit Ihrer Kassenärztlichen Vereinigung. Zur Orientierung: Für die TI-Pauschale 1 mit bis zu drei Personen weisen die Vereinigungen für 2026 monatlich 263,62 Euro aus, Stand Juli 2026.
Begleiten Sie Praxisübernahmen auch außerhalb Hamburgs? Ja. Planung, Abstimmung mit KV, Kartenherausgeber und PVS-Hersteller sowie große Teile der Umsetzung laufen ortsunabhängig, aktuell begleiten wir einen Eigentümerwechsel außerhalb der Metropolregion. Für Arbeiten am Gerät planen wir Vor-Ort-Termine fest ein.
Der nächste Schritt
Wenn ein Wechsel ansteht, ist der beste Zeitpunkt für das erste Gespräch der, an dem die Übernahme feststeht, nicht der, an dem der Vertrag unterschrieben wird. Rufen Sie uns unter 040 20949767 an oder schreiben Sie uns über das Kontaktformular. Wir sagen Ihnen in einem Erstgespräch, welche Fristen für Ihren Stichtag kritisch sind und was sich parallelisieren lässt.
Weiterlesen aus unserem Praxis-IT-Blog:
