· Mehdi Aroui · Medical IT · Lesedauer von ca. 6 Min.
PVS wechseln: Datenübernahme ohne Datenverlust
Ein Wechsel der Praxissoftware scheitert selten am neuen System und fast immer daran, die Daten sauber aus dem alten zu bekommen. Was tatsächlich mitkommt, wann sich der Wechsel lohnt und warum der Stichtag auf einen Quartalswechsel gehört.
Der Wechsel des Praxisverwaltungssystems scheitert fast nie an der neuen Software. Er scheitert daran, die Daten vollständig und in nutzbarer Form aus der alten herauszubekommen. Das ist der Satz, der die ganze Planung bestimmt, und er wird in Verkaufsgesprächen selten so deutlich gesagt.
Dieser Beitrag beschreibt, was bei einem Wechsel tatsächlich übergeht, wie der Ablauf aussieht und an welchen Stellen es in der Praxis klemmt. Welche Systeme es überhaupt gibt und wofür sie taugen, ordnet unser Überblick zur Software für Ärzte.
Wann sich der Wechsel lohnt und wann nicht
Wir empfehlen einen Wechsel zurückhaltend, und das hat einen praktischen Grund: Der Aufwand fällt sicher an, der Nutzen nicht immer.
Gute Gründe für einen Wechsel sind ein System, das die Anforderungen der Kassenärztlichen Bundesvereinigung nicht mehr erfüllt oder dessen Zertifizierung ausläuft, ein Hersteller, der die Pflege einstellt oder das Produkt abkündigt, eine Änderung der Praxisstruktur, etwa der Zusammenschluss zu einem MVZ mit mehreren Standorten, und eine Fachrichtung, für die das System nie gedacht war.
Kein guter Grund ist allein die Aussage, das System sei langsam. Das ist die häufigste Wechselmotivation und zugleich die, die am häufigsten am falschen Ort ansetzt. Bevor Sie über eine Migration nachdenken, gehört geprüft, woran die Trägheit wirklich liegt: an einem Server, der für die heutige Datenmenge zu knapp dimensioniert ist, an einer Netzwerkstrecke zwischen Empfang und Serverraum, an einem Virenscanner, der die Datenbank mitscannt, oder an einer Datenbank, die seit Jahren nicht gepflegt wurde. In den meisten Fällen, die wir sehen, liegt es an der Infrastruktur und nicht an der Software. Ein Wechsel würde das Problem mitnehmen und teuer machen. Wie Sie die Ursachen der Reihe nach eingrenzen, steht im Beitrag Praxissoftware langsam? Was Ihre Praxis jetzt tun kann.
Der ehrliche erste Schritt ist deshalb eine Messung, kein Angebot. Wir prüfen im Rahmen des Praxis-IT-Checks, wo die Zeit tatsächlich verloren geht.
Die Datenübernahme: was mitkommt und was nicht
Hier entstehen die Überraschungen. Für den Datentransfer zwischen Praxisverwaltungssystemen existiert mit BDT ein Standard aus der xDT-Familie, und die meisten Hersteller können ihn exportieren. Aus dem Vorhandensein eines Standards folgt allerdings nicht, dass alles darüber transportiert wird.
Was in aller Regel sauber übergeht: Patientenstammdaten, Versichertendaten, Diagnosen und die strukturierte Behandlungsdokumentation.
Was regelmäßig Probleme macht: frei formatierte Einträge und praxiseigene Textbausteine, eingescannte Dokumente und Befunde, Bilddaten aus angebundenen Geräten, individuelle Formulare und Vorlagen sowie die Abrechnungshistorie in prüffähiger Form. Vieles davon liegt in herstellerspezifischen Formaten, für die es keinen gemeinsamen Nenner gibt.
Was praktisch nie mitkommt: die Bedienlogik. Das klingt selbstverständlich, wird aber im Alltag zum größten Reibungspunkt, weil eingespielte Abläufe des Teams am ersten Tag nicht mehr funktionieren.
Daraus folgt eine Entscheidung, die früh fallen muss: Nehmen Sie die Altdaten mit, oder halten Sie das Altsystem als Nachschlagequelle weiter vor? Beide Wege sind gangbar, aber sie kosten Unterschiedliches, und die Antwort bestimmt den gesamten Migrationsaufwand.
Aufbewahrungspflichten
Die Dokumentationspflicht endet nicht mit dem Systemwechsel. Für Patientenakten gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, für einzelne Bereiche wie Röntgenaufzeichnungen gelten abweichende Fristen. Wenn Altdaten nicht vollständig migriert werden, muss die Praxis sie anderweitig lesbar vorhalten, und zwar über die gesamte Frist.
Das ist keine reine IT-Frage. Die konkrete Ausgestaltung, insbesondere ein weiterbetriebenes Altsystem oder ein Archivexport, gehört rechtlich geprüft. Dieser Abschnitt ordnet ein und ersetzt keine Rechtsberatung.
Der Ablauf in fünf Phasen
Phase 1, Auswahl und Machbarkeit. Anforderungen der Fachrichtung klären, Kandidaten prüfen und, das ist der wichtigste Punkt, vom abgebenden Hersteller schriftlich bestätigen lassen, welche Datenarten er in welchem Format exportiert. Ohne diese Zusage planen Sie ins Blaue.
Phase 2, Testmigration. Ein Auszug der echten Daten wird ins neue System übernommen und stichprobenartig geprüft. Erst hier zeigt sich, was tatsächlich ankommt. Diese Phase wird gern übersprungen und ist die einzige, die vor bösen Überraschungen schützt.
Phase 3, Vorbereitung und Schulung. Das neue System wird eingerichtet, Geräte werden angebunden, das Team wird geschult. Parallel läuft der Altbetrieb normal weiter.
Phase 4, Stichtag. Die vollständige Migration und die Umstellung. Der Termin gehört auf einen Quartalswechsel, weil sonst die Abrechnung eines Quartals über zwei Systeme läuft und das die Prüfung unnötig kompliziert macht.
Phase 5, Nachlauf. Zwei bis vier Wochen erhöhte Aufmerksamkeit, in denen Restarbeiten auffallen: fehlende Formulare, nicht übernommene Textbausteine, eine Geräteanbindung, die nur bei bestimmten Untersuchungen hakt.
Die häufigsten Fallstricke
Der Stichtag liegt mitten im Quartal. Die Abrechnung verteilt sich dann auf zwei Systeme. Technisch machbar, organisatorisch unnötig.
Die Geräteanbindungen werden vergessen. Sonographie, Röntgen, EKG oder Laborgeräte hängen über GDT-Schnittstellen am alten System. Jede einzelne muss neu eingerichtet und getestet werden, und nicht jedes Gerät spricht mit jedem System gleich gut.
Die TI-Konfiguration wird unterschätzt. Das neue System muss an Konnektor, Kartenterminals und KIM angebunden werden, und die Signaturverfahren müssen laufen. Wie diese Kette zusammenspielt, steht im Beitrag zur TI-Anbindung.
Das Altsystem wird zu früh abgeschaltet. Solange nicht belegt ist, dass alle benötigten Daten im neuen System vorliegen und lesbar sind, bleibt das alte erreichbar. Der Lizenzmonat mehr ist billiger als jede Rekonstruktion.
Niemand hat den Hersteller-Export schriftlich. Mündliche Zusagen zum Migrationsumfang sind im Streitfall wertlos, und der Streitfall tritt am Stichtag ein.
Welche Rolle Ihr IT-Dienstleister spielt
Die Migration selbst führen die Hersteller durch, das ist ihr Werkzeug und ihre Verantwortung. Was dazwischen liegt, liegt bei uns: die Infrastruktur so vorbereiten, dass das neue System darauf läuft, die Geräte anbinden, die Telematikinfrastruktur nachziehen, den Stichtag begleiten und im Nachlauf ansprechbar sein.
Wir arbeiten dabei systemneutral. Welche Praxisverwaltungssysteme wir betreuen, steht unter PVS-Betreuung, unser hauseigenes System DATA-AL empfehlen wir dort, wo es fachlich passt, und nicht grundsätzlich. Für einen Wechsel gilt dieselbe Zurückhaltung wie oben: Wir raten dazu, wenn es einen belegbaren Grund gibt.
Häufige Fragen
Kann ich beim PVS-Wechsel alle Patientendaten übernehmen? Stammdaten, Diagnosen und die strukturierte Dokumentation gehen in der Regel sauber über. Schwierig sind eingescannte Dokumente, Bilddaten, eigene Formulare und die Abrechnungshistorie, weil sie oft in herstellerspezifischen Formaten liegen. Lassen Sie sich vom abgebenden Hersteller vor der Entscheidung schriftlich bestätigen, was er exportiert.
Wann ist der beste Zeitpunkt für einen Praxissoftware-Wechsel? Zum Quartalswechsel, damit die Abrechnung eines Quartals nicht über zwei Systeme läuft. Zusätzlich sollte der Termin nicht in eine Urlaubs- oder Grippewelle fallen, weil in den ersten Wochen mehr Rückfragen im Team anfallen.
Wie lange dauert ein PVS-Wechsel? Von der Auswahl bis zum abgeschlossenen Nachlauf sind drei bis sechs Monate realistisch. Der Stichtag selbst ist ein Wochenende, der Rest ist Vorbereitung, Testmigration und Schulung.
Muss ich das alte System behalten? Häufig ja, zumindest für eine Übergangszeit. Wenn nicht alle Altdaten migriert werden, müssen sie über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Ob ein Archivexport genügt oder das Altsystem weiterlaufen muss, ist im Einzelfall rechtlich zu prüfen.
Unsere Praxissoftware ist langsam. Sollen wir wechseln? Erst messen, dann entscheiden. Trägheit hat in den meisten Fällen, die wir sehen, infrastrukturelle Ursachen: ein zu knapper Server, eine überlastete Netzwerkstrecke, ein Virenscanner auf der Datenbank oder fehlende Datenbankpflege. Ein Wechsel nimmt diese Probleme mit und macht sie teurer. Den Weg zur Ursache beschreibt Praxissoftware langsam? Was Ihre Praxis jetzt tun kann.
Der nächste Schritt
Wenn ein Wechsel im Raum steht, sagen Sie uns, welches System Sie heute einsetzen und was Sie stört. Wir prüfen zuerst, ob das Problem am System liegt, und sagen es Ihnen auch, wenn es das nicht tut. Erreichbar sind wir unter 040 20949767 oder über das Kontaktformular.
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