· Mehdi Aroui · Medical IT · Lesedauer von ca. 6 Min.
Was kostet eine Telefonanlage für die Arztpraxis?
Cloud-Tarife beginnen bei rund 4 Euro pro Nebenstelle und Monat, die Rechnung entscheidet sich aber woanders. Die vier Preistreiber, ein Rechenbeispiel für sechs Nebenstellen und der Vergleich zur klassischen Anlage im Technikraum.
Die kurze Antwort: Eine Cloud-Telefonanlage kostet in der Praxis zwischen etwa 4 und 23 Euro pro Nebenstelle und Monat, je nach Funktionsumfang. Für eine typische Praxis mit sechs Nebenstellen landen die laufenden Lizenzkosten damit im Bereich von rund 60 Euro netto im Monat.
Diese Zahl ist ehrlich, aber sie ist nicht die ganze Rechnung. Die Lizenz ist der kleinste und am besten planbare Posten. Was den Unterschied macht, sind die Endgeräte, die Einrichtung und die Frage, ob die Anlage überhaupt zum Praxisalltag passt. Dieser Beitrag schlüsselt beides auf.
Alle genannten Tarifpreise sind Angaben des Anbieters ComDesk, geprüft am 31.07.2026, netto pro Nutzer und Monat.
Die vier Preistreiber
Die Zahl der Nebenstellen. Abgerechnet wird pro Nutzer, nicht pro Telefon. Eine Nebenstelle ist also eine Person oder ein Arbeitsplatz, nicht das Gerät auf dem Tresen. Das klingt banal, ist aber der häufigste Kalkulationsfehler: Wer für den Empfang zwei Telefone zählt, aber nur eine Anmeldung braucht, rechnet sich die Anlage teurer als sie ist.
Der Funktionsumfang. Hier liegt der eigentliche Sprung. Die Einstiegsstufe deckt Rufnummern, Voicemail, Telefonbuch und einfache Warteschleifen ab und kostet 4,90 Euro monatlich, im Jahresvertrag 3,90 Euro. Die mittlere Stufe kommt auf 11,90 beziehungsweise 9,90 Euro und bringt das, was eine Praxis meist tatsächlich braucht: Sprachmenü, intelligente Anrufsteuerung, erweiterte Warteschleifen und die Festnetz-Flatrate. Die oberste Stufe liegt bei 22,90 beziehungsweise 19,90 Euro und lohnt sich, wenn Schnittstellen und Gesprächsaufzeichnung gebraucht werden.
Die Stufen haben Mindestnutzerzahlen, eins, drei und fünf. Eine Einzelpraxis kann die mittlere Stufe also nicht für eine einzelne Nebenstelle buchen.
Die Endgeräte. Der Posten, der in Vergleichsrechnungen regelmäßig fehlt. Tischtelefone sind eine einmalige Anschaffung und je nach Modell die größte Einzelposition im ersten Jahr. Entlastend wirkt der SIP-Standard: Vorhandene IP-Telefone lassen sich in aller Regel weiternutzen, und wer ohnehin am Bildschirm arbeitet, kommt an manchen Plätzen mit der Softphone-App statt eines Geräts aus.
Einrichtung und Betreuung. Die Ersteinrichtung beim Anbieter kostet 49 Euro und ist ab der mittleren Tarifstufe enthalten. Die Rufnummernmitnahme ist kostenfrei. Nicht enthalten ist die Arbeit, die in einer Praxis den Unterschied macht, also Rufgruppen sauber schneiden, Sprechzeiten hinterlegen, den Rezept-Anrufbeantworter einrichten und die Anlage an Netzwerk und Praxisverwaltungssystem anbinden. Diesen Teil übernehmen wir, er läuft entweder als Projekt oder über den Praxis-Wartungsvertrag.
Cloud oder Anlage im Technikraum
| Cloud-Telefonanlage | Klassische Anlage vor Ort | |
|---|---|---|
| Einstiegskosten | gering, Lizenz ab dem ersten Monat | hoch, Hardware wird gekauft |
| Laufende Kosten | pro Nebenstelle und Monat | Wartung, Strom, spätere Updates |
| Erweiterung | Nebenstelle zubuchen, monatlich kündbar | oft Hardware-Ausbau nötig |
| Ausfallrisiko | hängt am Internetanschluss | hängt an einem Gerät im Haus |
| Zweitstandort | ohne Zusatzhardware möglich | eigene Anlage oder Kopplung nötig |
| Updates | laufend beim Anbieter | Projekt, meist kostenpflichtig |
Für die allermeisten Praxen fällt die Entscheidung heute zugunsten der Cloud, und zwar weniger wegen der Kosten als wegen der Erweiterbarkeit. Eine Anlage im Technikraum rechnet sich nur noch in Sonderfällen, etwa bei sehr vielen Nebenstellen über lange Laufzeit oder bei einem Standort mit unzuverlässigem Internetanschluss.
Genau dort liegt die ehrliche Einschränkung: Eine Cloud-Anlage ist so verfügbar wie Ihr Internetanschluss. In einer Praxis, deren Anschluss regelmäßig wackelt, ist die Anlage nicht das erste Problem, das gelöst gehört.
Was die Telefonanlage mit dem PVS zu tun hat
Der Nutzen entsteht nicht in der Anlage, sondern an der Schnittstelle. Ist die Telefonie an das Praxisverwaltungssystem angebunden, sieht die Mitarbeiterin am Empfang beim Klingeln, wer anruft, und hat die Karteikarte offen, bevor sie den Hörer abnimmt. Das spart pro Anruf ein paar Sekunden und im Tagesverlauf spürbar Zeit.
Ob und wie sauber das funktioniert, hängt am eingesetzten System. Welche wir betreuen und wo die Anbindung erfahrungsgemäß glatt läuft, steht unter PVS-Betreuung.
Eine Stufe weiter geht der KI-Telefonassistent, der Rezeptwünsche und Terminanfragen annimmt, bevor sie am Tresen landen. Die Kostenfrage stellt sich dort anders, denn die Rechnung geht nicht über die Lizenz, sondern über die entlastete Arbeitszeit am Empfang.
Sonderfall Praxisgründung
Bei einer Neugründung ist nicht der Preis das Thema, sondern der Termin. Die Rufnummernmitnahme ist zwar kostenfrei, braucht aber die Mitwirkung des abgebenden Anbieters und lässt sich nicht auf Zuruf beschleunigen. Wer eine bestehende Nummer übernehmen will, klärt das mehrere Wochen vor der Eröffnung.
Dazu kommt die Abhängigkeit vom Internetanschluss, der seinerseits Vorlauf hat. Beides steht mit den übrigen Fristen in der IT-Checkliste zur Praxisgründung, den Leistungsumfang finden Sie unter IT für die Praxisgründung.
Rechenbeispiel: Praxis mit sechs Nebenstellen
Das folgende Beispiel ist konstruiert, um die Struktur zu zeigen, nicht um Ihre Praxis zu kalkulieren.
Angenommen, eine Gemeinschaftspraxis mit drei Ärztinnen und Ärzten, drei Plätzen am Empfang und im Backoffice, also sechs Nebenstellen. Gebraucht werden Sprachmenü, Rufgruppen und eine Festnetz-Flatrate, damit die mittlere Tarifstufe passt.
- Lizenzen: 6 Nebenstellen zu 9,90 Euro im Jahresvertrag, also 59,40 Euro netto im Monat
- Ersteinrichtung beim Anbieter: in dieser Stufe enthalten
- Rufnummernmitnahme: kostenfrei
- Endgeräte: einmalig, abhängig von Modell und davon, wie viele Plätze mit der Softphone-App statt eines Tischtelefons auskommen
- Einrichtung durch uns: einmalig als Projekt oder im Wartungsvertrag enthalten
Die laufenden Lizenzkosten sind damit der planbarste Teil der Rechnung. Die Spannweite entsteht bei den Endgeräten und beim Einrichtungsaufwand, und beides hängt an Entscheidungen, die Sie treffen, nicht an einer Preisliste.
Häufige Fragen
Was kostet eine Telefonanlage für eine Arztpraxis pro Monat? Die Lizenz liegt je nach Funktionsumfang zwischen 3,90 und 22,90 Euro netto pro Nebenstelle und Monat. Eine Praxis mit sechs Nebenstellen in der mittleren Stufe zahlt rund 60 Euro netto monatlich. Dazu kommen einmalig die Endgeräte und der Einrichtungsaufwand.
Kann ich meine Rufnummer bei einem Wechsel behalten? Ja, die Rufnummernmitnahme ist beim Anbieter kostenfrei. Sie braucht allerdings die Mitwirkung des bisherigen Anbieters und damit Vorlauf. Planen Sie den Wechsel nicht auf einen einzelnen Stichtag ohne Puffer.
Was ist günstiger, Cloud oder eine eigene Anlage in der Praxis? Über die ersten Jahre gerechnet fast immer die Cloud, weil keine Hardware gekauft und keine Wartung bezahlt wird. Der Vorteil liegt aber weniger im Preis als in der Erweiterbarkeit, denn eine zusätzliche Nebenstelle ist eine Buchung und kein Projekt.
Brauche ich für jede Person ein eigenes Telefon? Nein. Abgerechnet wird pro Nebenstelle, nicht pro Gerät, und eine Nebenstelle lässt sich auf mehreren Geräten anmelden. Wer am Bildschirm arbeitet, kann die Softphone-App nutzen und spart das Tischtelefon.
Lohnt sich die teuerste Tarifstufe für eine Praxis? Meist nicht. Sie bringt vor allem Schnittstellen, Gesprächsaufzeichnung und Einmalanmeldung. Für den normalen Praxisbetrieb reicht die mittlere Stufe, weil dort Sprachmenü, Warteschleifen und Anrufsteuerung enthalten sind.
Der nächste Schritt
Nennen Sie uns die Zahl der Arbeitsplätze und ob eine vorhandene Rufnummer mitkommen soll. Wir sagen Ihnen, welche Tarifstufe passt und was die Umstellung in Ihrer Praxis konkret bedeutet. Den Leistungsumfang finden Sie auf der Seite zur Praxis-Telefonanlage, erreichbar sind wir unter 040 20949767 oder über das Kontaktformular.
Weiterlesen aus unserem Praxis-IT-Blog:
